Conditions d’utilisation de la plateforme RDV-Solidarités

Les présentes conditions générales d’utilisation (dites « CGU ») fixent le cadre juridique de la Plateforme "RDV-Solidarités" et définissent les conditions d’accès et d’utilisation des services par l’Utilisateur.

Article 1 - Champ d'application

La plateforme "RDV-Solidarités " est à l'initiative de l'Incubateur des Services numériques au sein de la Direction interministérielle du Numérique qui en est le responsable de traitements.

Article 2 - Objet

La plateforme peut collecter des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  • Fluidifier la prise de rendez-vous et permettre sa maîtrise par les personnes ;

  • Faciliter l'organisation du travail des agents.

Article 3 - Définitions

  • « L'Utilisateur » est toute personne inscrite utilisant la plateforme "RDV-Solidarités".

  • « La structure » est toute Maison départementale utilisant la plateforme "RDV-Solidarités".

  • Les « Services » sont les fonctionnalités offertes par la plateforme pour répondre à ses finalités.

  • « Le responsable de traitement » est la personne qui, au sens de l’article 4 du règlement UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel.

Article 4 - Fonctionnalités

4.1 Fonctionnalités ouvertes aux usagers

RDV-Solidarité permet à tout usager qui le souhaite de :

  • se créer un compte lui permettant de prendre un rendez-vous avec un agent de Maison départementale de Solidarité.

A cet effet, il lui suffira de se créer un compte sur le site de la plateforme en fournissant les informations suivantes : nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone. Il devra également remplir une fiche d'information dans laquelle il devra renseigner des informations relatives à sa situation sociale et familiale : adresse, caisse d'affiliation, situation familiale, numéro d'allocataire, nombre d'enfants.

  • vérifier s'il est possible de prendre rendez-vous via la plateforme en fonction de son adresse.

En effet, en entrant l'adresse dans la barre de recherche, l'usager reçoit un message lui indiquant les Maisons utilisant le dispositif à proximité de chez lui. Si de telles maisons n'existent pas, il recevra un message lui indiquant que la prise en charge n'est pas encore établie.

  • renseigner des informations relatives à un "Proche".

A cet effet, il pourra remplir une "fiche" pour simplifier les démarches futures d'un proche. Il lui revient d'informer le proche par tous moyens et dans un délai d'1 mois, de la transmission de ces informations à la Plateforme RDV-Solidarités.

4.2 Fonctionnalités ouvertes aux agents et structures

RDV-Solidarités permet à toute Maison départementale, service ou personnel y travaillant, de :

  • Regrouper les actions relatives à la prise de rendez-vous en ligne ;

  • Organiser directement la configuration générale de la prise de rendez-vous ;

  • Etablir des plages d'ouverture relatives au rendez-vous ;

  • Créer une fiche "Nouvel usager" ;

  • Gérer les statistiques relatives à la prise de rendez-vous.

A) Regrouper les actions relatives à la prise de rendez-vous

Cette fonctionnalité permet de faciliter la prise de rendez-vous en ligne des usagers, en choisissant certaines modalités relatives à l'interface. Ainsi, la structure pourra :

  • Déterminer le service avec lequel l'usager prendra rendez-vous ;

  • Préciser le lieu du rendez-vous ;

  • Ajouter les agents susceptibles de procéder aux rendez-vous et consultations ;

  • Établir un délai minimum et maximum de réservation.

    Ces fonctionnalités permettent aux agents et structures de simplifier le processus de choix des usagers et l'organisation interne de la structure liée à la prise de rendez-vous.

B) Organiser directement la configuration générale de la prise de rendez-vous

Cette fonctionnalité permet aux structures de déterminer et préciser les modalités des rendez-vous. Ces modalités sont déterminantes pour l'organisation générale des structures et des prises de rendez-vous. En effet, chaque structure pourra :

  • Choisir la durée moyenne de rendez-vous ;

  • Choisir le type de rendez-vous (sur place, téléphone, à domicile) ;

  • Établir ou organiser un rendez-vous de suivi ;

  • Permettre la notification par SMS aux usagers.

C) Établir des plages d'ouvertures

Cette fonctionnalité permet aux structures de mieux intégrer les rendez-vous pris ou à prendre dans les plages d'ouverture de la structure. En effet, chaque structure pourra :

  • Déterminer un "nom" pour la plage d'ouverture uniquement visible en interne ;

  • Déterminer un lieu d'ouverture ;

  • Déterminer la plage horaire.

    Après avoir déterminé ces éléments, la structure devra "créer sa plage". Cette plage préviendra toute prise de rendez-vous en dehors d'horaires ou de moments prévus par la structure. Elle pourra les modifier à tout moment.

A ces possibilités, s'ajoutent celles permettant d'intégrer les RDV prévus dans le future, en :

  • ajoutant directement un rendez-vous dans l'agenda de la structure ou d'un agent de manière spécifique ;

  • en précisant les créneaux pour lesquels un agent n'est pas présent et ne peut donc prendre de rendez-vous.

D) Créer une fiche "Nouvel Usager"

Cette fonctionnalité est ouverte aux agents, qui peuvent créer une fiche pour un usager ou pour un proche de l'usager. Cette fonctionnalité permet une meilleure visibilité et organisation aux structures. Ainsi, il est possible de remplir une fiche d'usager et de proposer à l'usager de se créer un compte RDV-Solidarités. Lorsque l'usager est un "proche", alors l'agent devra remplir la fiche du Nouvel usager "Responsable", c'est-à-dire celui avec lequel il est en relation directe. Il reviendra à l'usager d'informer le proche par tous moyens et dans un délai d'1 mois, de la transmission de ces informations à la Plateforme RDV-Solidarités.

E) Gérer les statistiques de la structure.

Chaque structure peut télécharger un export de ses Rendez-vous, et ainsi voir la progression relative aux Rendez-vous manqués (excusés ou non). Les informations suivantes sont disponibles :

  • Nombre de Rendez-vous ;

  • Nombre de personnes vues ;

  • Nombre d'absences excusées à des rendez-vous ;

  • Nombre d'absences non excusées à des rendez-vous.

Article 5 – Responsabilités

5.1 L’éditeur de la « Plateforme RDV-Solidarité »

Les sources des informations diffusées sur la Plateforme sont réputées fiables mais le site ne garantit pas qu’il soit exempt de défauts, d’erreurs ou d’omissions.

L’éditeur s’autorise à suspendre ou révoquer n'importe quel compte et toutes les actions réalisées par ce biais, s’il estime que l’usage réalisé du service porte préjudice à son image ou ne correspond pas aux exigences de sécurité.

L’éditeur s’engage à la sécurisation de la Plateforme, notamment en prenant toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies.

L’éditeur fournit les moyens nécessaires et raisonnables pour assurer un accès continu, sans contrepartie financière, à la Plateforme. Il se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, la plateforme pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

5.2 L’Utilisateur

L'Utilisateur s'assure de garder son mot de passe secret. Toute divulgation du mot de passe, quelle que soit sa forme, est interdite. Il assume les risques liés à l'utilisation de son identifiant et mot de passe.

Toute information transmise par l'Utilisateur est de sa seule responsabilité. Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Article 6 - Protection des données à caractère personnel

6.1 Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la Direction interministérielle du Numérique, dont le directeur est Monsieur Nadi Bou Hanna.

6.2 Données personnelles traitées

La plateforme peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

  • Données relatives au compte professionnel : Nom, prénom ;

  • Données relatives au compte usager : Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, caisse d'affiliation, situation familiale, numéro d'allocataire, nombre d'enfants ;

  • Données relatives à la fiche "Nouvel Usager" - Responsable : Nom, prénom, nom de naissance, date de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, champ "remarques", caisse d'affiliation, numéro d'alocataire, situation familiale, nombre d'enfants, modalités de logement (SFD, propriétaire, hébergé, locataire, en accession à la propriété) ;

  • Données relatives à la fiche "Nouvel Usager" - Proche : Nom, prénom, date de naissance, champ "remarques", informations relatives à l'Usager "Type Responsable" ;

  • Données de localisation : Adresse ;

  • Données d'hébergeur : Identifiant de connexion ; Nature des opérations ;

  • Cookies.

La création du compte professionnel n'est ouverte qu'aux seuls agents et professionnels travaillant dans les Maisons départementales de solidarité.

6.3 Finalités des traitements

La plateforme peut traiter des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  • Fluidifier la prise de rendez-vous et permettre sa maîtrise par les personnes ;

  • Faciliter l'organisation du travail des agents.

6.4 Bases juridiques des traitements de données

Les données traitées à l’occasion de ce traitement ont plusieurs fondements juridiques :

  • l’obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitements au sens de l’article 6-c du RGPD ;

  • la mission d’intérêt public à laquelle le responsable du traitement est soumis au sens de l’article 6-e du RGPD.

Ces fondements sont précisés ci-dessous :

a) Les données relatives au compte professionnel

Ce traitement de données est nécessaire à l’exercice d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement au sens de l’article 6-e du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La mission d'intérêt public est notamment posée par :

b) Les données relatives au compte usager

Ce traitement de données est nécessaire à l’exercice d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement au sens de l’article 6-e du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La mission d'intérêt public est notamment posée par :

c) Les données relatives à la fiche "Nouvel Usager" - Responsable

Ce traitement de données est nécessaire à l’exercice d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement au sens de l’article 6-e du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La mission d'intérêt public est notamment posée par :

d) Les données relatives à la fiche "Nouvel Usager" - Proche

Ce traitement de données est nécessaire à l’exercice d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement au sens de l’article 6-e du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La mission d'intérêt public est notamment posée par :

e) Les données de localisation

Ce traitement de données est nécessaire à l’exercice d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement au sens de l’article 6-e du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La mission d'intérêt public est notamment posée par :

f) Données d'hébergeur

Ce traitement de données est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis au sens de l’article 6-c du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

L’obligation légale est posée par :

g) Cookies

Les cookies utilisés sur RDV-Solidarités ne servent qu’à la réalisation de statistiques anonymes.

6.5 Durée de conservation des données traitées

Les données à caractère personnel sont conservées :

Types de données

Durées de conservation

Données relatives au compte professionnel

Les données sont conservées jusqu'à la suppression du compte professionnel.

Données relatives au compte usager

Les données sont conservées jusqu'à la suppression du compte usager.

Données relatives à la fiche "Nouvel Usager" - Responsable

Les données sont conservées jusqu'à la création d'un compte usager, dans un délai maximum de 2 ans à compter de la création de la fiche.

Données relatives à la fiche "Nouvel Usager" - Proche

Les données sont conservées jusqu'à la création d'un compte usager, dans un délai de 3 ans à compter de la création de la fiche.

Données de localisation

Les données sont supprimées à compter de la prise de rendez-vous.

Données d'hébergeur

1 an.

Cookies

13 mois.

6.6 Sécurité et confidentialité

Le responsable de traitement s'engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles de sécurité nécessaires pour assurer la confidentialité, l'intégrité et pour protéger les données.

6.7 Droits des personnes concernées

En vertu de l’article 13 du règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, il est rappelé à chaque utilisateur dont les données sont collectées dans le cadre de l’utilisation ou de la connexion à la plateforme RDV-Solidarité qu’il dispose des droits suivants concernant ses données à caractère personnel :

  • Droit d’information ;

  • Droit d’accès aux données ;

  • Droit de rectification et droit d’effacement des données ;

  • Droit de limitation du traitement relatif à la personne concernée ;

  • Droit au retrait du consentement en matière de cookies uniquement.

Vous pouvez exercer ces droits en contactant par :

  • voie électronique : [email protected]és.fr

  • voie postale :

    • Direction interministérielle du Numérique

    • 20 avenue de Ségur

    • 75007 Paris.

En raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe au responsable de traitement, votre demande ne sera traitée que si vous rapportez la preuve de votre identité. Pour vous aider dans votre démarche, vous trouverez ici un modèle de courrier élaboré par la Cnil.

Vous avez la possibilité de vous opposer à un traitement de vos données personnelles. Pour vous aider dans votre démarche, vous trouverez ici un modèle de courrier élaboré par la Cnil.

Délais de réponse : La responsable de traitement s’engage à répondre à votre demande d’accès, de rectification ou d’opposition ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande.

6.8 Destinataires

Les données collectées sont traitées par les seules personnes juridiquement habilitées à connaître des informations traitées.

Il s’agit des agents, salariés ou autre personne pouvant représenter la personne morale titulaire d’une mission de service public qui utilise le service de la plateforme.

6.9 Sous-traitants

Certaines données sont envoyées à des sous-traitants pour réaliser certaines missions. Le responsable de traitement s’est assuré de la mise en œuvre par ses sous-traitants de garanties adéquates et du respect de conditions strictes de confidentialité, d’usage et de protection des données.

Partenaire

Traitement réalisé

Pays destinataire

Garanties

Outscale SASU

Hébergement

France

https://fr.outscale.com/wp-content/uploads/2020/10/Outscale-CGV-2020-09.pdf

6.10 Cookies

En tant qu’éditeur de la présente Plateforme, le responsable de traitement pourra faire usage de cookies. Ces cookies permettent d’établir des mesures statistiques anonymes de fréquentation et d’utilisation du site pouvant être utilisées à des fins de suivi et d’amélioration du service : • Les données collectées ne sont pas recoupées avec d’autres traitements. • Le cookie déposé sert uniquement à la production de statistiques anonymes. • Le cookie ne permet pas de suivre la navigation de l’internaute sur d’autres sites.

Article 7 - Mise à jour des conditions d’utilisation

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées à la plateforme, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire.