Gouvernance

RDV-Solidarités a été lancé avec un consortium de 13 départements associés à l'ANCT et à la Caisse des Dépôts.

  • Des comités de pilotage avec tous les partenaires sont organisés tous les 3/6 mois.

    • Ils permettent de prendre des décisions collectives pour le moyen terme (6/12 mois)

  • Des comités stratégiques avec 7 départements (les volontaires) sont organisés tous les mois (et plus souvent quand les comités de pilotage approchent).

    • Ils influencent sur les priorités de l'équipe en fonction du contexte et permettent de répartir les travaux préparatoires aux comités de pilotages entre les représentants des départements.

  • Des réunions avec les référents de chaque département sont organisées toutes les deux semaines.

    • Elles permettent de tenir au courant les agents de terrain des évolutions, de recueillir certains besoins et de partager les bonnes pratiques.

  • L'équipe s'organise de façon autonome pour atteindre l'impact attendu par le consortium.

Départements

L'engagement des départements est primordial pour la coconstruction d'un service pertinent sur le terrain.

Pour chaque département, un référent territorial est demandé pour :

  • Piloter/suivre et coordonner les déploiements sur les sites

  • Centraliser les retours terrains et les transmettre à l'équipe

  • Participer aux réunions référents

Cela représente approximativement une charge de 4h/semaine.

De plus, nous recommandons aux départements de mettre en place les rôles suivants sur les sites utilisant RDV-Solidarités :

Coordinateur 2h/semaine

  • Accompagne les agents dans la prise en main de l’outil

  • Recueille les demandes d’évolution de l’outil et les communique au référent

  • Assure le support de niveau 1

  • Participer aux réunions référents

Référent de site 3h/semaine

  • Recenser les pratiques actuelles (outils de pose de RDV, processus de pose de RDV, matériel)

  • Impulser le changement de pratiques

  • Soutenir les agents coordinateurs

  • Participer aux réunions référents

De plus, pour chaque département, il est important de connaître :

  • Les 2 ou 3 actions prioritaires pour chaque département pour avancer dans l'expérimentation avec la solution RDV-Solidarités

  • Une liste de sujets importants peut être maintenues. Cette liste est davantage informative étant donné que les sujets listés ne sont pas considérés comme prioritaires (et donc il pourrait ne jamais être priorisé).