Notifications agents

Liste des règles d'envoi de mails de notifications aux agents pour les RDVs, les plages d'ouvertures, les absences etc

Notifications pour les RDVs

Par défaut, un RDV créé par un usager ou un autre agent (par exemple une secrétaire) ne déclenche pas d'envoi d'email à l'agent responsable du RDV.

Cependant, une notification email est bien envoyée aux agents lorsque ce RDV est posé en "dernière minute" : la condition est que le RDV ait lieu le jour même ou le lendemain de la pose.

Nous n'envoyons pour l'instant des emails que pour les RDVs posés en dernière minute pour éviter de surcharger les boîtes mails des agents. Une évolution est cependant prévue pour permettre de recevoir ces emails pour tous les RDVs.

Il est possible de configurer les notifications liées au RDV. Il faut aller sur « mon compte ». De là, il y a un menu « Préférences de notifications de RDV ».

Ce menu ouvre une page permettant de sélectionner 4 possibilités.

  • À chaque notification : comme son nom l'indique, un email sera envoyé pour chaque création, mise à jour et suppression de rendez-vous auquel l'agent participe. Que ce soit lui ou un autre agent qui effectue ces actions.

  • Uniquement les modifications faites par un usager (ou par un autre agent) : aucune notification email ne sera envoyé si c'est l'agent qui fait lui-même les modifications.

  • Uniquement les modifications (faites par un usager ou un autre agent) moins de 24 heures à l'avance : c'est la position par défaut. C'est le mécanisme qui existe depuis un bon moment dans RDV-Solidarités.

  • Jamais : comme son nom l'indique ici aussi, aucune notification à propos des rendez-vous ne sera envoyé à l'agent qui aurais choisi cette option.

Notifications pour les plages d'ouverture

Les agents reçoivent des emails pour toutes les créations, modifications et suppressions de plages d'ouvertures. Ces emails sont envoyés peu importe que l'action ait été faite par l'agent lui-même ou un collègue.

Ces emails contiennent des pièces jointes au format ICS qui sont reconnues par la plupart des logiciels de calendrier et permettent une synchronisation unidirectionnelle RDV-Solidarités ➡️ logiciel de calendrier externe

Notifications pour les absences

Les agents reçoivent des emails pour toutes les créations, modifications et suppressions d'absences. Ces emails sont envoyés peu importe que l'action ait été faite par l'agent lui-même ou un collègue.

Ces emails contiennent des pièces jointes au format ICS qui sont reconnues par la plupart des logiciels de calendrier et permettent une synchronisation unidirectionnelle RDV-Solidarités ➡️ logiciel de calendrier externe